Autrefois, certains agents publics ne sachant ni lire, ni écrire faisaient un compte-rendu oral à leur chef qui le retranscrivait. C'est pourquoi le terme « verbal » est employé dans une telle expression. Car, malgré ce que le terme laisse sous-entendre à première vue, le procès-verbal n'est pas émis « à voix haute », mais est un acte notifié. Ainsi, il est un acte émis par un agent de police, de gendarmerie ou tout autre agent public qui constate un délit ou une infraction, ou qui souhaite rapporter une observation ou un témoignage. Dans la plupart des cas, il notifie un simple renseignement à la personne recevant le procès-verbal, mais il peut également constituer une preuve dans certaines situations, comme lorsqu'il est formulé par un agent assermenté après un contrôle d'identité.
De manière générale, le procès-verbal désigne essentiellement une amende donnée suite à une infraction au code de la route. En effet, une telle expression est rentrée dans le langage courant, et est généralement désigné sous le diminutif de « PV ». Mais il peut également désigner un acte par lequel une administration publique enregistre une dénonciation ou une plainte. Parallèlement, en dehors de ce cadre communément admis, le procès-verbal désigne également un rapport exposant l'intégralité de ce qui a été dit au cours d'une assemblée, que ce soit dans le cadre d'une administration publique ou privée.
